Договор аутсорсинга

Бизнес требует гибкости. Компании растут, меняются задачи, появляется необходимость в новых услугах. В такой динамике не всегда выгодно нанимать специалистов в штат. Гораздо разумнее заключить договор аутсорсинга, и делегировать конкретные задачи профессионалам со стороны. Это рабочий инструмент, с которым экономят бюджет, ускоряют процессы и наводят порядок в управлении.

Что такое договор аутсорсинга

Аутсорсинг — это контракт, который оформляется между двумя организациями. Первая сторона — заказчик. Вторая — исполнитель. Смысл договора в том, что подрядчик берет на себя оказание определенных услуг или выполнение работ, которые не являются профильными для заказчика.

Такие услуги связаны:

• с ведением бухгалтерии,
• техподдержкой и IT-сервисом,
• клинингом (уборкой),
• логистикой,
• подготовкой отчетности,
• обслуживанием оборудования и инфраструктуры,
• маркетингом, дизайном, продвижением,
• управлением кадровыми задачами,
• юридическим сопровождением.

Это далеко не все. Гибкость форм аутсорсинга позволяет адаптировать подход под нужды любой компании: от небольшого салона до международного холдинга. Сильная сторона аутсорсинга — стабильность и ответственность. Подрядчик заинтересован в качестве, ведь репутация и долгосрочные контракты — его основной актив.

Например, в компании в Москве нет своей бухгалтерии. Руководство решает заключить договор аутсорсинга на оказание услуг с профильной организацией. Та, в свою очередь, берет на себя ведение учета, отчетность, взаимодействие с налоговой. Заказчик лишь контролирует общий результат и оплачивает работу по установленному графику.

Чем аутсорсинг отличается от заемного труда

Заемный труд запрещен с 2016 года. Это когда работники формально числятся в одной компании, но работают в другой и под ее управлением. Подобный механизм нарушает Трудовой кодекс, поэтому он считается нелегальным. А вот договор аутсорсинга персонала работает по-другому. Здесь подрядчик сам контролирует своих сотрудников, сам распределяет обязанности и отвечает за результат.

Ключевые признаки договора аутсорсинга

Чтобы не спутать его с другими типами соглашений, вот чем отличается договор аутсорсинга:

• Услуги оказываются не физическим, а юридическим лицом.
• Все задачи распределяет подрядчик, а не заказчик.
• Подрядчик сам организует процесс и отвечает за результат.
• Наказание за просрочки или ошибки получает не сотрудник, а организация.
• Оплата идет исполнителю, а не напрямую работнику.

Обратите внимание! Если вы заключаете договор аутсорсинга работников, а сотрудники подрядчика выполняют задачи в вашем офисе, но под вашим контролем — это уже риск. Согласно закону, это будет признано как заемный труд, а за него предусмотрены серьезные штрафы. Важно заранее обговорить, кто ставит задачи, кто их проверяет и кто несет ответственность.

Как выглядит договор аутсорсинга

Единых шаблонов нет. Но есть образцы, на которые можно ориентироваться при составлении. Они часто публикуются юристами или прикладываются к тендерным документам.

Обычно документ включает несколько разделов.

Почему важно подробно описывать предмет договора

Это помогает избежать споров. Когда все описано — проще контролировать. Условий договора может быть много, но самый важный блок — предмет договора. Что нужно прописывать:

• Перечень услуг или работ.
• Где и когда они выполняются.
• Кто ответственен за результат.
• Какими документами подтверждается выполнение.

Договор аутсорсинга образец:

«Исполнитель принимает на себя обязательства по ежедневной уборке офисного помещения общей площадью 300 м² с понедельника по пятницу в рабочие часы с 18:00 до 20:00. Результат подтверждается ежемесячным актом, подписанным обеими сторонами».

Вот еще пример, как грамотно составить предмет договора:

«Исполнитель принимает на себя обязательства по ведению бухгалтерского учета компании Заказчика, включая составление отчетности, расчет налогов, взаимодействие с налоговыми органами. Услуги оказываются дистанционно, с использованием сертифицированного программного обеспечения. Доступ в личные кабинеты осуществляется по доверенности».

Срок договора аутсорсинга

Срок должен быть реалистичным и соразмерным задачам. Возможные варианты:

• Краткосрочный — 1-3 месяца. Используется для разовых задач.
• Среднесрочный — до года. Подходит для проекта или кампании.
• Долгосрочный — от года и выше. Используется при стабильной загрузке.
• Бессрочный — возможен, но требует четкого описания механизма расторжения.

Важно! Срок договора аутсорсинга не стоит путать со сроками выполнения услуг внутри него. Это две разные вещи.

<

Какие документы нужны для заключения

Минимальный пакет включает:

• Уставные документы обеих сторон.
• ИНН, ОГРН, банковские реквизиты.
• Подписанный договор услуг аутсорсинга.
• Приложения (технические задания, образцы отчетов).
• Протокол разногласий (если он есть).
• Акт о вступлении договора в силу.

Важно! Документы аутсорсинга должны храниться в архиве обеих организаций, как минимум на протяжении трех лет.

Иногда оказание услуг связано с доступом ко внутренним данным. Это могут быть списки клиентов, бухгалтерские документы, проекты или личные данные работников. В таких случаях необходимо прописать пункт о неразглашении. Его нарушение — это грубая ошибка и серьезное основание для иска.

Структура договоров

Чтобы упростить работу юристов и управленцев, лучше использовать проверенные образцы. Они бывают:

• Упрощенные — для разовых или недорогих проектов.
• Стандартные — на несколько страниц с основными пунктами.
• Расширенные — с приложениями, графиками, отчетами и другими вложениями.

Также применяются специальные формы договоров для IT, медицины, строительных работ, логистики и прочих направлений. Разные сферы требуют своей специфики в формулировках и условиях.

Юридические тонкости

В России действует прямой запрет на предоставление персонала, кроме случаев, прямо предусмотренных законом (например, через лицензированные агентства занятости). Это значит, что любой аутсорсинговый договор должен быть:

• о работах или услугах, а не о людях;
• с результатом, а не процессом;
• с управлением процессом со стороны исполнителя, а не заказчика.

Избегайте таких фраз в договоре:

• «Сотрудники Исполнителя подчиняются Заказчику».
• «Работают в офисе клиента».
• «Проходят табельный учет у Заказчика».
• «Заказчик определяет график работы».

Даже если по факту это происходит, в договоре такого быть не должно.

Как описывать «персональный» аутсорсинг правильно

Если клиент хочет, чтобы с ним взаимодействовал конкретный человек, это можно корректно отразить так:

«В рамках исполнения услуг со стороны Исполнителя будет назначен ответственный специалист, осуществляющий координацию и сопровождение проекта. Распределение задач и контроль за исполнением остается в зоне ответственности Исполнителя».

Таким образом, лицо есть, но управление — не у заказчика.

Как правильно оформлять акты выполненных работ

Один из самых важных документов при аутсорсинге — это акт. Без него нельзя подтвердить выполнение обязательств, а значит — и оплату.

Хороший акт должен содержать:

• Точный период оказания услуг.
• Список выполненных задач (по ТЗ или заявкам).
• Подписи сторон.
• Печати (если есть).
• Формулировку о претензиях (или их отсутствии).

Пример:

«Исполнитель в полном объеме и в установленный срок оказал услуги, предусмотренные п. 2.1 Договора. Заказчик претензий по объему и качеству оказанных услуг не имеет».

Если работа проектная — добавьте отчет или описание результата в приложении к акту.

Как фиксировать контроль и отчетность

Чтобы не было недоразумений, нужно заранее определить:

• Как и в каком формате будут предоставляться отчеты.
• Кто с какой стороны их проверяет.
• Сроки рассмотрения и утверждения.

Например:

«Исполнитель ежемесячно, не позднее 5 числа следующего месяца, направляет Заказчику отчет о проделанных работах. Отчет считается принятым, если в течение 3 рабочих дней Заказчик не направил обоснованные возражения».

Конфиденциальность и безопасность

Если услуги касаются персональных данных, финансовой информации, коммерческой тайны, то договор обязательно должен содержать отдельный раздел (или приложение) об их защите.

Пример формулировки:

«Стороны обязуются не раскрывать полученную в рамках исполнения настоящего договора информацию третьим лицам без письменного согласия другой стороны, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ».

Что проверяют инспекция труда и ФНС

Ни трудовая инспекция, ни налоговая не читают договор по верхам. Они смотрят:

Даже если все оформлено как аутсорсинг, по фактическим признакам могут переквалифицировать в трудовые отношения.

Чеклист для безопасного договора аутсорсинга

• Услуга описана как результат, а не процесс.
• Нет формулировок «работники», «график», «подчиняются».
• Место оказания услуг — согласно выбору исполнителя.
• Ответственность за организацию работы у исполнителя.
• В договоре нет конкретных фамилий и должностей.
• Есть отчетность и акты с результатом.
• Подписи, печати, приложения — в наличии.
• Есть раздел по конфиденциальности.
• Нет пересечения с функциями заказчика.

Формы взаимодействия

Существует несколько форм организации процессов в аутсорсинге:

• Полное обслуживание бизнес-процесса (например, весь бухгалтерский учет).
• Разовое оказание (например, подготовка годового отчета).
• Поддержка в рамках фиксированного пакета.
• Услуги по заявке (по мере возникновения задач).
• Консалтинг по сложным вопросам (редко, но встречается).

Каждая из этих форм требует разных подходов к описанию условий договора. Важно отразить это в тексте.

Различия между аутсорсингом и аутстаффингом

В Москве аутсорсинг получил особенно широкое распространение. Здесь высокие ставки и конкуренция между компаниями, а требования к сервису предельно жесткие. Поэтому заказчики внимательно подходят к качеству документов аутсорсинга, изучают образцы, и чаще обращаются к юридическим консультантам при заключении даже стандартного договора аутсорсинга на оказание услуг.

Цена и порядок оплаты

Одна из самых частых причин конфликтов между заказчиком и исполнителем — нечеткие условия оплаты. Чтобы не возникло проблем, в договоре нужно детально описать:

• Модель оплаты (что, когда и за сколько).
• Порядок расчетов (как и куда переводятся средства).
• Сроки оплаты (точные даты или привязка к событиям).
• Ответственность за просрочку (штрафы, пени).

Пример формулировки:

«Оплата услуг осуществляется на основании счета, выставленного Исполнителем ежемесячно до 5 числа. Заказчик обязуется перевести оплату в течение 5 рабочих дней с момента получения счета. Платеж осуществляется безналичным способом на расчетный счет Исполнителя. В случае просрочки начисляется пеня в размере 0,1% от суммы долга за каждый день задержки».

Типовые ошибки в договоре

Самые частые ошибки на практике, которых стоит избегать:

• Неуказанный или размытый срок действия договора.
• Отсутствие ответственности сторон.
• Упоминание об управлении сотрудниками исполнителя со стороны заказчика.
• Смешивание видов услуг (например, аутсорсинг и подряд без разграничений).
• Не включены важные документы (приложения, акты).
• Нет раздела о защите конфиденциальной информации.
• Не прописан порядок приема и оценки результатов оказания услуг.
• Указание конкретных работников поименно, с режимом работы.
• Прямые указания на местонахождение персонала.
• Формулировка «предоставление персонала» — категорическое нарушение.

О чем важно помнить при аутсорсинге

Договор аутсорсинга — важный инструмент управления бизнесом, который должен быть четким, юридически корректным и составлен с учетом целей сторон. Образцы и шаблоны — полезная отправная точка, но каждый договор требует индивидуального подхода. Главное — строго соблюдать законодательство, особенно в части взаимодействия с персоналом, фиксировать сроки, стоимость и результат. Помните: вы покупаете не рабочее время, а конкретный итог.